Molte organizzazioni non riescono a delineare e documentare le procedure quando si tratta di produrre prodotti o servizi, e quindi a produrre una strategia di processo che renda più fluida la vendita.
Senza adeguate procedure documentate, i dipendenti sono costretti a ricominciare da capo ogni volta, con conseguente spreco di tempo, energia e denaro.
La buona notizia è che con un po’ di preparazione, questo problema è facilmente risolvibile.
C’è un modo per semplificare la vita dei tuoi dipendenti e rendere felici i clienti, il tutto differenziandoti dalla concorrenza. Si chiama “strategia di processo” e ogni organizzazione dovrebbe averla nei propri manuali.
Diversi processi potrebbero essere eseguiti con il pilota automatico, eliminando la necessità di dover prendere decisioni e, in alcuni casi, eliminando il coinvolgimento umano completamente.
La strategia di processo può essere delineata in ogni reparto di un’organizzazione di successo, che si tratti di vendita, produzione, gestione delle operazioni, servizio clienti o fidelizzazione.
Esempi di strategia di processo
Saldi
I tuoi rappresentanti contattano immediatamente il potenziale cliente sia via telefono che via mail. Una volta stabilita la connessione, fanno domande per comprendere le esigenze del potenziale cliente.
Mentre ogni venditore può gestire le conversazioni in modo leggermente diverso, un processo uniforme può migliorare le loro prestazioni e dare l’impronta che l’azienda vuole.
Un tipico processo di vendita di solito include da cinque a sette passaggi: di solito si tratta di ricerca, preparazione, approccio, presentazione, gestione delle obiezioni, chiusura e follow-up.
Un processo documentato renderà la vita notevolmente più semplice ed efficiente per la tua organizzazione di vendita.
Industria della ristorazione
Diamo un’occhiata a uno scenario completamente differente di produzione in cui probabilmente ci siamo trovati tutti ameno una volta nella vita: un ristorante fast-food.
Quando entri in uno di questi ristoranti, sarai accolto da una catena di montaggio di dipendenti in attesa di riempire il tuo ordine.
Camminerai da una stazione all’altra mentre preparano la tua base, aggiungono una proteina, aggiungono condimenti e poi cercano di implementare la vendita con l’aggiunta di bevande e dessert.
Questi ristoranti hanno la loro strategia di processo. Se non lo facessero, vedresti i dipendenti inciampare l’uno sull’altro e saresti fortunato ad uscire da lì con il tuo pasto al seguito.
Assistenza clienti
Quando si tratta di servizio clienti, una solida strategia di processo rende i clienti felici.
Quando il processo viene eseguito correttamente, un cliente chiama con un problema, viene rapidamente indirizzato al reparto giusto e vede il problema risolto in modo tempestivo.
Una strategia di processo scadente nel servizio clienti può portare a un ex cliente arrabbiato che è stato trasferito da un reparto all’altro e costretto a ripetere il problema per ogni nuovo collaboratore fino a quando non si è arreso e ha deciso di chiedere il proprio servizio/attività altrove.
Un’azienda focalizzata sui processi impiegherà del tempo per trovare le crepe nella propria organizzazione e determinare cosa si può fare per rendere più agevole ed efficiente ogni processo aziendale.
Queste sono le aziende che batteranno la concorrenza e creeranno la fedeltà di clienti e dipendenti.
Vantaggi della strategia di processo nella gestione delle operazioni
Quando si tratta di gestione delle operazioni, l’obiettivo di un’organizzazione deve essere il modo più efficiente per produrre prodotti e fornire servizi.
La sua preoccupazione riguarda ogni fase dello sviluppo, dalla concettualizzazione alla consegna. Riuscite a immaginare un posto migliore per incorporare la strategia di processo in un’organizzazione?
I vantaggi includono:
Efficienza migliorata
Avere una solida strategia di processo aiuterà i tuoi dipendenti a completare il loro lavoro in meno tempo e con risultati migliori. La definizione dei processi fa sì che tutto, dalla creazione del prodotto alla fornitura del servizio, funzioni come un orologio.
Costo ridotto
Quando i processi non sono ancora stati attivati, spesso si sprecano tempo e materiali. Una volta che hai una strategia di processo costante da seguire per tutti i dipendenti, il costo per produrre un prodotto o fornire un servizio diminuisce effettivamente lasciando un margine di profitto maggiore.
Aumento della produzione
Una strategia di processo offre l’opportunità di aumentare la produzione per creare più di qualsiasi cosa tu faccia, spendendo meno tempo in ogni fase del servizio fornito. Poiché è necessario meno tempo per creare un prodotto finale, è possibile creare più risultati finali.
Qualità coerente
Senza una strategia di processo, la qualità dipende dal capriccio di un singolo dipendente e può variare notevolmente da una persona all’altra. Ma i tuoi clienti si aspettano di vedere la stessa qualità ogni volta, indipendentemente da chi li crea o li fornisce. La creazione di una strategia di processo “semplice” elimina dalla produzione le congetture e le differenze individuali.
Indipendentemente dal tuo settore o dalla tua offerta, la strategia di processo è un modo per aumentare i tuoi profitti rendendo più felici i tuoi dipendenti e clienti.
Potrebbe essere noioso e laborioso ideare e documentare i tuoi processi, ma il tempo speso ne vale la pena a lungo termine.
Tieni presente che la strategia di processo è in corso. Ti consigliamo di rivalutare costantemente il tuo processo e determinare se è necessario apportare modifiche.
Nessun processo è scolpito nella pietra e le modifiche necessarie diventeranno evidenti man mano che metterai in atto questi processi. Ma questo è un segno di successo: la tua organizzazione sta migliorando passo dopo passo.
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