La gestione del progetto non si presta esattamente allo stile del “freestyle”, richiede un piano di attuazione.
Non puoi davvero lavorare farcendo affidamento sul tuo intuito per ottenere il successo che ti aspetti dal tuo progetto.
Devi riflettere molto, pianificare attentamente, determinare metriche pertinenti e osservare i progressi costantemente se vuoi che il tuo progetto giunga a buon fine.
Non puoi semplicemente fidarti della tua memoria per gestire un progetto articolato e ricco di elementi. Hai bisogno di qualcosa noto come un piano di attuazione o implementazione, un documento che copra la maggior parte degli aspetti del progetto e segua attentamente la traiettoria che tu vuoi dare al tuo progetto.
Qui, esploreremo un po’ più a fondo il concetto, esamineremo come crearne un tuo piano di attuazione, tratteremo i componenti chiave che il tuo dovrebbe contenere.
Il tuo piano di attuazione funge da spina dorsale per il tuo progetto e un punto di riferimento per garantire che tu e il tuo team siate sulla buona strada per ottenere ciò di cui avete bisogno e nel tempo in cui ne avete bisogno.
Dovrebbe essere ben strutturato, accuratamente sequenziato e facilmente visibile a tutte le persone coinvolte.
Tutti, dal management agli stakeholder di livello inferiore, hanno bisogno di un quadro completo di cosa sta succedendo, delle loro responsabilità specifiche e di cosa aspettarsi dal resto del loro team.
La natura e la struttura dei piani di attuazione variano da organizzazione a organizzazione e da progetto a progetto. Quindi non esiste un formato standard, tuttavia, ci sono alcuni punti chiave da considerare e componenti da coprire durante la creazione del tuo.
Come creare un piano di attuazione
1. Stabilisci i tuoi obiettivi.
Il come, cosa, dove e quando di un piano di implementazione non può essere guidato in modo efficace senza una chiara comprensione del perché . Qual è il fine del gioco? Cosa speri di ottenere? Cosa hai da guadagnare? Chi trarrà vantaggio se viene eseguito correttamente? Come saprai se ci sei riuscito? Quali parametri utilizzerai per misurare il tuo successo?
Devi avere una solida conoscenza di tutte queste domande prima di passare al resto di questo processo. Il tuo obiettivo inquadra il resto della tua implementazione, determina come fissi gli obiettivi e informa su come ti adatti alle nuove sfide man mano che emergono.
2. Toccare un proprietario specifico per il processo di implementazione.
È probabile che il tuo piano di attuazione coinvolga più parti interessate, e maggior parte dei casi un progetto non può essere eseguito in modo efficiente se viene svolto senza una guida.
È necessario avere un manager al timone del processo, che tenga tutto sotto controllo.
Questa persona sarà responsabile di attività come l’assegnazione di responsabilità, il monitoraggio dell’avanzamento del piano, il monitoraggio delle parti interessate di livello inferiore, la garanzia che l’esecuzione rimanga produttiva e qualsiasi altra azione più ampia che mantenga il progetto più ampio in movimento.
3. Condurre una valutazione dei rischi.
Devi avere un quadro il più completo possibile di cosa potrebbe andare storto nel tuo progetto prima di lanciarti. In questo modo, puoi anticipare eventuali intoppi e pianificare come affrontarli.
Ecco perché condurre una valutazione del rischio per il tuo piano di attuazione è così cruciale. Devi evitare problemi come spese al di fuori del tuo budget o scadenze mancate.
Se non sai da dove cominciare, dai un’occhiata a progetti simili che la tua azienda o la concorrenza potrebbero aver realizzato.
Guarda tutti i problemi che hanno incontrato e assicurati di disporre di misure di sicurezza per affrontarli, se dovessero sorgere.
4. Stabilisci un budget
Se il tuo progetto giustifica la creazione di un piano di attuazione, esso non sarà gratuito. Avrai dei fondi, ma probabilmente non arriveranno sotto forma di un assegno in bianco.
Devi determinare un benchmark che tenga conto di quanto pensi che costerà il progetto e di quanto sei disposto a spendere per portarlo a termine.
È meglio considerare metodicamente quanto costeranno le singole attività che compongono il piano e applicare i risultati della valutazione del rischio per tenere conto di altri problemi finanziari che potrebbero sorgere.
Potrebbe anche valere la pena esaminare progetti simili e utilizzare i loro budget come punto di riferimento per i tuoi.
5. Assegnare le responsabilità individuali ai membri del team.
Ecco uno dei punti chiave in cui il proprietario del progetto dimostra le sue capacità.
Devono delegare i compiti in modo ponderato ed efficace al team che hai messo insieme.
Ogni attività nel piano deve avere qualcuno che ne sia personalmente responsabile.
I membri del team devono sapere di quali parti del progetto sono responsabili. Devi anche stabilire chiaramente i risultati che ti aspetti di vedere da ogni singola attività.
Mantieni chiari i tuoi standard e le tue intenzioni e otterrai il massimo da ogni fase del progetto.
6. Sviluppare un programma di pianificazione.
Una volta che hai sistemato gli elementi costitutivi del tuo piano, è il momento di mettere insieme una linea temporale.
Organizza le tue attività e fissa le scadenze e step intermedi che monitorino lo stato di avanzamento generale del progetto.
Detto questo, considera elementi fortuiti che possono anche creare battute d’arresto al tuo piano di attuazione.
In un modo o nell’altro, devi mettere insieme un programma il più efficace possibile che stimoli una fattiva collaborazione tra tutti i membri del team.
Settimana prossima analizzeremo un po’ più nello specifico come creare un piano di attuazione ben congeniato.
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